Aktendigitalisierung
Unsere digitale Lösung für Ihre Archivierung
- reduziert das Papieraufkommen,
- schafft Platz und Transparenz,
- für die Gestaltung schlanker Prozesse,
- steigert die Produktivität Ihrer Mitarbeiter,
- reduziert Risiken für Ihr Unternehmen.
Die Digitalisierung von Archiven spart Platz, bringt Transparenz und erhöht die Sicherheit. Mit unserem Scanzentrum verfügen wir über die Kompetenz, Erfahrung und technischen Voraussetzungen, um Ihre Dokumentationen nach den neuesten Gesichtspunkten und im Einklang mit den Rechtsvorschriften aufzubewahren. Unsere Hochleistungsscanner, Planscanner bis über ein Format von DIN A0 und Back-up-Scanner bilden die solide Basis für die digitale Archivierung.
- 1. Warum es sich lohnt, die Digitalisierung in professionelle Hände zu geben?
Mit einem herkömmlichen Multifunktionsscanner dauert es Stunden einen gut gefüllten DIN A4-Ordner zu scannen, mit unserem Hochleistungsscanner ist der Job innerhalb von Minuten erledigt.
- 2. Sekundenschnelles Nachschlagen statt stundenlangem Suchen
Die Digitalisierung beinhaltet die speicheroptimierte Erfassung, Codierung, Indexierung sowie Volltextsuche per OCR-Auslesung der Dokumente. Akten lassen sich so niederlassungsübergreifend in Minutenschnelle finden. Die Speicherung ist in verschiedensten Formaten möglich. Standardmäßig nutzt HARDER logistics die Darstellung im PDF-Format mit einem integrierten Viewer, mit dem sich die Datei unabhängig vom genutzten Programm öffnen lässt.
- 3. Qualitäts- und Speicheroptimierung
Außerdem sind unsere Scanner in der Lage, die Dokumente speicheroptimiert zu verarbeiten. Das bedeutet, dass je nach Lesbarkeit oder Anforderung, schwarz-weiß, in Graustufen oder Farbe gescannt wird. Außerdem werden die Bilder und Dokumente während des Prozesses so optimiert, dass beispielsweise vorherige Lochungen nicht mehr sichtbar sind. Sofern der Kunde das klassische Archiv vernichten darf, spart er durch die Digitalisierung Stau- und Lagerflächen, die er für andere Zwecke verwenden kann.